「〇〇さん、来月のチームの歓迎会、幹事よろしくね」
上司から笑顔でこう言われた時、内心で「うわ、面倒くさいのが回ってきた……」と舌打ちした経験、ありますよね。
わかります。幹事の仕事は本当に大変です。 メンバーの好き嫌いを考慮した店選び、全員の日程調整、失礼のない案内メールの作成、そして当日の進行……。これだけのタスクを通常業務の合間にこなさなければならず、しかも店選びに失敗すると「狭かった」「料理が遅い」と文句を言われるリスクまであります。
正直、割に合わない役回りです。
でも、もしこれら全ての作業が「たった10分」で終わるとしたらどうでしょう？ 今回は、ChatGPT（Web検索対応版）やCopilot、GeminiなどのAIをフル活用して、面倒な幹事業務を瞬殺する「AI幹事術」を伝授します。
「店選びの沼」から脱出！AIに一発で候補リストを作らせる技
幹事の仕事で最も時間がかかるのが「店選び」です。 食べログを見て、ぐるなびを見て、Googleマップの口コミを見て……とブラウザのタブを何個も開いているうちに、あっという間に1時間が過ぎてしまいます。
これからは、AIにリサーチを丸投げしましょう。
「新宿、個室、5000円、魚」Web検索機能付きAIへの指示方法
Web検索機能を持ったAI（ChatGPT、Microsoft Copilot、Google Geminiなど）を使えば、複数の条件を満たす店をリストアップしてくれます。
以下のプロンプトを使ってみてください。
【入力する指示（プロンプト）例】
あなたは東京のグルメに詳しいコンシェルジュです。 以下の条件で、会社の忘年会に使えるお店を3つリストアップしてください。
【検索条件】
- エリア：JR新宿駅から徒歩10分以内
- 人数：8名
- 予算：飲み放題付きで5,000円〜6,000円
- 料理：魚料理が美味しくて、日本酒の種類が豊富
- 席：できれば完全個室、または静かな半個室
- 雰囲気：上司（50代）がいるので、うるさすぎない店
【出力項目】
- 店名
- 食べログ等のURL
- おすすめポイント（なぜこの条件に合うか）
これを入力すると、AIがネット上の情報を検索し、条件に合う候補店をピックアップしてくれます。あなたはそれを見て「ここ良さそうだな」と思った店に電話するだけです。
【※注意点：必ず「電話」で確認を！】 AIは非常に優秀ですが、「今、空席があるか」までは分かりません。また、ネット上の情報が古くなっている可能性もゼロではありません。 AIが出したリストはあくまで「候補出し」として使い、最終的な空き状況とプランの確認は、必ず自分でお店に電話して行いましょう。それでも「0から探す」よりは100倍楽です。
コピペで送信！気を使う「案内メール」もAIが代筆
店と日程が決まったら、次は案内メールです。 「各位 お疲れ様です」から書き始めて、失礼がないように言葉を選んで……意外と悩みますよね。これもAIに書いてもらいましょう。
日程調整ツールへの誘導もスムーズに
【入力する指示（プロンプト）例】
会社のチーム（10名）に向けて送る、忘年会の案内メールを作成してください。 チャットツール（Slack）で送ります。
【条件】
- トーン：業務連絡っぽくなりすぎず、参加したくなるような明るく親しみやすい感じで。でも敬語は崩さない。
- 内容：日時の候補を調整したいので、以下の「調整さん」のURLから入力してほしいと伝える。
- 締切：今週の金曜日まで
URL：[ここに調整さんのURLを入れる]
【AIの出力イメージ】
件名：🍻【入力のお願い】チーム忘年会のお知らせ
チームの皆さん、お疲れ様です！幹事の〇〇です。
年末も近づいてきましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか？ さて、今年も1年の労をねぎらい、パッと楽しく忘年会を開催したいと思います！🐟✨
つきましては、皆様のご都合を伺いたく、以下のURLより入力をお願いできますでしょうか。
▼日程調整はこちら [調整さんのURL]
お店は新宿付近で、美味しいお魚とお酒を楽しめる場所をリサーチ中です。 準備の都合上、今週金曜日までにご入力いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします！
これなら、あとはURLを差し替えてコピペするだけです。
当日の冷や汗回避。「乾杯の挨拶」もカンペを作っておく
幹事の隠れたプレッシャー、それが「当日の挨拶」です。 「じゃあ幹事から一言」と急に振られて、しどろもどろになって場がシラケる……なんて事態は避けたいもの。
移動中の電車の中で、AIにカンペを作らせておきましょう。
【入力する指示（プロンプト）例】
忘年会の乾杯の挨拶を考えてください。 私は入社3年目の若手社員です。参加者は部長を含めた課のメンバー10名。
条件：
- 長すぎず、1分以内で終わるもの。
- 「今年は大変なプロジェクトもありましたが」と少し労いの言葉を入れる。
- 元気に乾杯できるような締めくくりで。
これを用意しておき、当日はスマホのメモ画面をチラッと見ながら話せば完璧です。 もし急に「締めの挨拶」を振られても、その場でAIに聞けば30秒で答えが出ます。トイレに行くふりをして検索すればバレません。
まとめ：幹事は「AIスキル」を試す絶好のチャンス
「幹事は面倒くさい」 それは、全てを自分の頭と手でやろうとするからです。
AIという優秀なアシスタントを使えば、幹事の仕事は「判断すること（選ぶこと）」だけになります。
- 検索サイトを徘徊する時間をゼロに。
- メール作成で悩む時間をゼロに。
- 挨拶で緊張する時間をゼロに。
結果として、「あいつは仕事が早い」「いい店を知っている」と社内の評価も上がり、あなた自身も当日は余裕を持って美味しいビールが飲めるはずです。
次の幹事指名は、AI活用を試すチャンスだと思って、サクッと引き受けてしまいましょう！（そして10分で終わらせましょう！）
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