「お世話になっております。」
ここまで打って、手が止まってしまうことはありませんか？ 失礼のない言い回し、正しい敬語、角が立たない断り方……。たった数行のメールを送るのに、気づけば10分、20分と時間を浪費している。これは、多くのビジネスマンが抱える「見えない損失」です。
はっきり言います。メールの文面を考える時間は、AIを使えば「ゼロ」にできます。
ChatGPTなどの生成AIは、実は「ビジネスメール作成」が最も得意な分野の一つです。感情を持たないAIは、どんなに気まずい謝罪や、言いにくい催促でも、完璧なマナーで、一瞬にして書き上げてくれます。
この記事では、コピペして穴埋めするだけで使える「状況別ビジネスメール作成プロンプト」を厳選して紹介します。 今日から、メールに悩む時間を「本来の仕事」に使いましょう。
なぜメール作成は「自力」より「AI」が良いのか？
「AIにメールを書かせるなんて手抜きでは？」と罪悪感を持つ必要はありません。むしろ、以下の理由からAIのほうがビジネスにおいては優秀です。
- 「クッション言葉」が完璧： 「恐れ入りますが」「差し支えなければ」といった、人間だと忘れがちな配慮の言葉を自然に盛り込んでくれます。
- 感情によるブレーキがかからない： 「断ったら嫌われるかな…」と悩む時間がなくなります。AIは淡々と、しかし極めて丁寧に断ってくれます。
- 誤字脱字・変換ミスがない： 疲れている時にやりがちな変換ミスを防げます。
【状況別】コピペで即完了！メール作成プロンプト3選
ここが記事の核です。 以下のグレーの枠内（プロンプト）をコピーし、ChatGPTやGeminiに入力してください。[ ] の中身をあなたの状況に合わせて書き換えるだけで、プロ並みのメールが完成します。
1. 気乗りしない誘い・営業の「お断りメール」
取引先からの飲み会の誘いや、新規サービスの営業など。「関係を壊さずに断りたい」という難しい局面でこそ、AIが輝きます。
あなたはベテランの営業担当者です。以下の条件で、取引先への「お断りメール」を作成してください。
# 条件
・角が立たないよう、極めて丁寧で申し訳なさそうなトーンで
・「今回は見送るが、将来の可能性は残す」ニュアンスを入れる
・文字数は300文字程度
# 状況
・相手：[ ◯◯株式会社 佐藤様 ]
・断る内容：[ 新規サービスの導入提案 ]
・理由：[ 予算の都合がつかないため（※正直に書かなくてOK） ]
出力形式：
件名：
本文：
【AIが書く文章のイメージ】
……社内で慎重に検討いたしました結果、誠に不本意ながら、今回は予算の都合上、導入を見送らせていただくこととなりました。ご提案いただいた内容は大変魅力的であり、苦渋の決断ではございますが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。また状況が変わりましたら、ぜひ改めてご相談させてください。
2. 返信が来ない相手への「催促（リマインド）メール」
「あの件どうなりましたか？」とは聞きにくいですよね。AIなら、相手を責めずに、かつ急ぎであることをスマートに伝えられます。
あなたはプロジェクトマネージャーです。以下の条件で、クライアントへの「催促メール」を作成してください。
# 条件
・相手を責めるのではなく「確認もれがないか」を心配するトーンで
・しかし、期限が迫っていることは明確に伝える
・簡潔に
# 状況
・相手：[ クライアントの田中様 ]
・用件：[ 先週送った見積書の確認 ]
・期限：[ 今週の金曜日まで ]
・こちらの状況：[ 確認が取れないと、来週の着工に間に合わない ]
出力形式：
件名：
本文：
【AIが書く文章のイメージ】
……先日お送りいたしましたお見積書につきまして、その後のご検討状況はいかがでしょうか。ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、来週の着工スケジュールの都合上、今週金曜日までにご確認いただけますと幸いです。もしメールが届いていない等の不手際がございましたら、お手数ですがご一報ください。
3. ちょっとしたミスの「謝罪・訂正メール」
添付ファイルを忘れた、日程を間違えたなどのケアレスミス。焦って送るとさらにミスを重ねます。AIに冷静に書いてもらいましょう。
あなたは会社員です。以下の条件で、社外への「訂正とお詫びのメール」を作成してください。
# 条件
・言い訳をせず、誠実に謝罪する
・正しい情報をわかりやすく提示する
# 状況
・相手：[ 取引先の鈴木様 ]
・ミス：[ 会議の日程を「10日」と送ったが、正しくは「11日」だった ]
・対応：[ 正しい日程でアジェンダを再送付する ]
出力形式：
件名：
本文：
【AIが書く文章のイメージ】
……先ほどお送りいたしました会議日程につきまして、私の記載ミスがございました。深くお詫び申し上げます。 【誤】10日（月）14:00〜 【正】11日（火）14:00〜 混乱を招いてしまい大変申し訳ございません。正しい日程にてアジェンダを再送付いたしますので、差し替えをお願いできますでしょうか。
AIメールを「人間らしく」仕上げる1行の魔法
AIのメールは完璧ですが、少し「冷たさ」を感じることがあります。 そのまま送っても問題ありませんが、以下の「人間味（オリジナル要素）」を1行だけ足すと、相手からの印象が劇的に良くなります。
- 季節や天気の話題： 「急に寒くなってまいりましたが、体調など崩されていませんでしょうか。」
- 直近の共有体験： 「先日の打ち合わせでは、貴重なお話をありがとうございました。」
- 相手への労い： 「繁忙期でお忙しいとは存じますが、」
この「最初の1行」か「最後の1行」だけを自分で書く。あとはAI任せ。 これが、最もタイパ（時間対効果）の良いメール作成術です。
まとめ
メールは、仕事そのものではありません。あくまで「コミュニケーションの手段」です。 そこに何十分も時間をかけて、本来やるべき企画や作業の時間が削られるのは本末転倒です。
- プロンプトをコピペする
- 状況を埋めてAIに出力させる
- 1行だけ人間味を足して送信
この「型」さえ持っておけば、メールボックスを開く憂鬱さは消え去ります。 浮いた時間で、少し早く帰ったり、自己研鑽の時間を作ったりしませんか？ ぜひ、このページのプロンプトを辞書代わりに使ってみてください。
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