「来週からの新ルールについて、この資料を読んでおいてください（添付ファイル：全50ページのPDF）」
上司や他部署からこんなメールが届いて、思わず天を仰いだことはありませんか？ 日々忙しい私たちにとって、分厚いマニュアルや難解な契約書、長すぎる業界ニュースの記事を「隅から隅まで読む」時間は、正直どこにもありません。
でも、読まないと大事なことを見落とすかもしれないし……。
そんなジレンマから解放される方法が一つだけあります。それは、「読む作業」をAIに代行させることです。
今回は、ChatGPTやCopilotを使って、面倒な長文をサクッと「3行要約」し、必要な情報だけを最短でインプットする時短術をご紹介します。
読むのが面倒なPDFや長文記事、どうやってAIに読ませる？
「AIに要約させるには、文章を全部コピー＆ペーストしなきゃいけないの？」 そう思っているなら、それは少し前の話です。今はもっとスマートな方法があります。
【ChatGPT】ファイルを画面にドラッグ＆ドロップするだけ
ChatGPT（特に有料版のPlusやTeamプランなど）を使っているなら、話は簡単です。
読み込ませたいPDFファイルやWordドキュメントを、チャットの入力欄に「ポイっ」とドラッグ＆ドロップするだけ。これだけでAIはファイルの中身を認識してくれます。
あとは「この資料を要約して」とお願いすればOK。何十ページあっても、AIは文句ひとつ言わず数秒で読み終わります。
【Microsoft Edge】ブラウザ内蔵の「Copilot」なら開いているページを即要約
「会社のPCだからChatGPTにファイルをアップロードするのはちょっと……」 「Web上の長いニュース記事を要約したい」
そんな時は、Windowsのパソコンに最初から入っているブラウザ「Microsoft Edge」【長文お断り】分厚い資料はAIに読ませろ！ChatGPTとCopilotで「3行要約」する最強時短術の出番です。
- Edgeで要約したいPDFやWebページを開く。
- 画面右上の「Copilotアイコン（青いマーク）」をクリック。
- サイドバーが出てくるので、「このページの要約を生成」をクリック。
これだけで、今見ている画面の内容をきれいにまとめてくれます。ファイルを開く手間すら省ける、まさに最強の時短ツールです。
欲しい情報を最短で抜き出す「魔法の要約プロンプト」3選
ただ「要約して」と言うだけでも便利ですが、指示の出し方（プロンプト）を工夫すると、情報の精度が段違いに上がります。コピペで使えるおすすめプロンプトを3つ紹介します。
1. とにかく時間がない時に「要点を3行でまとめて」
全体像をとりあえず把握したい時は、情報の量を強制的に絞らせます。
【プロンプト例】 この資料の重要なポイントを、箇条書き3行で簡潔にまとめてください。
これならスマホで通知を見る感覚で、資料の核心を理解できます。「あ、これ自分には関係ないな」と判断できれば、その時点で読むのをやめてOK。時間の節約になります。
2. 専門用語だらけで眠くなる時に「小学生でもわかるように説明して」
ITや法律、金融系の資料など、専門用語が多すぎて頭に入ってこない時におすすめです。
【プロンプト例】 この契約書の内容を、専門用語を使わず、小学生でもわかる言葉で解説してください。
「債務不履行の場合の損害賠償請求権が〜」といった難解な文章も、「もし約束を破ったら、お金を払わないといけないルールだよ」のように、噛み砕いて教えてくれます。理解スピードが格段に上がりますよ。
3. 全部読む必要ある？を判断する「私（営業担当）に関係あるリスクだけ教えて」
これが最も実用的な使い方かもしれません。自分の立場を指定して、関係ある情報だけをフィルターにかける方法です。
【プロンプト例】 私は営業担当者です。 この新しい業務マニュアルの中で、私の業務に影響がある変更点や、注意すべきリスクだけを抽出して教えてください。
これを使えば、経理や開発向けのページを読み飛ばし、自分に必要な「アクション」だけを知ることができます。
【重要】AIに読ませてはいけない書類とは？
便利なAI要約ですが、一つだけ絶対に守ってほしいルールがあります。
「機密情報・個人情報が含まれるファイルはアップロードしない」
特に無料版のツールや、学習設定がONになっている環境では、入力したデータがAIの学習に使われる可能性があります。
- 顧客の名前や電話番号が入っているリスト
- まだ世に出ていない新製品の仕様書
- 社外秘（Confidential）のマークがある資料
これらはAIに読ませず、従来通り自分で読むか、社内専用のセキュアなAI環境（もしあれば）を利用しましょう。ここだけは「時短」よりも「信頼」を優先してくださいね。
まとめ：情報は「読む」から「掴む」時代へ
まじめな人ほど「資料は全部読まなければならない」と思い込みがちです。でも、ビジネスで重要なのは「全部読むこと」ではなく「必要な情報を正しく掴むこと」はずです。
- とりあえずAIに「3行要約」させる。
- 自分に関係ある部分だけ深掘りして聞く。
- 原文を見るのは、本当に必要な箇所だけ。
この「AI下読み」の習慣がつくだけで、あなたの残業時間は確実に減ります。
さあ、デスクトップに保存したまま開くのが億劫になっているそのPDF、まずはAIに「これ何が書いてあるの？」と聞いてみませんか？
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